Транспортная фирма — это бизнес, в котором документов в несколько раз больше, чем в любой другой услуге того же размера. У консультанта за месяц три фактуры и один договор. У перевозчика с двумя машинами — заправки в четырёх странах, платные дороги, CMR на каждый рейс, тахографы, ремонты, страховки, лизинг, зарплата водителей и отдельный налог, которого нет больше ни у кого.
И почти все деньги здесь теряются не на крупном, а на мелочи: на чеке, который остался в бардачке, на диете, посчитанной по старым правилам, на сроке, о котором вспомнили двадцатого.
Разберём по порядку, что в транспортной фирме происходит каждый месяц — и где именно утекает прибыль.
Налог, о котором вспоминают в феврале
Кроме обычных налогов, у перевозчика есть свой собственный — podatek od środków transportowych. Его платят владельцы грузовиков полной массой свыше 3,5 тонны, тягачей, прицепов и автобусов, и платят не в налоговую, а в свою гмину.
Правила такие: декларация DT-1 (с приложением DT-1/A) подаётся до 15 февраля за текущий год, а сам налог делится на две раты — до 15 февраля и до 15 сентября. Если машину зарегистрировали в течение года, обязанность возникает с первого числа месяца, следующего за месяцем регистрации, и на подачу декларации и первую рату даётся 14 дней.
Ставки устанавливает совет каждой гмины отдельно, поэтому одна и та же машина в двух соседних городах может стоить по-разному — суммы надо смотреть по своей гмине на текущий год.
Самая частая потеря здесь — не штраф, а купленная в ноябре машина, о которой бухгалтер узнал в феврале вместе со всей годовой декларацией.
Разрешения и финансовое обеспечение: подтверждать придётся каждый год
Чтобы возить грузы коммерчески, нужно zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (выдаёт староста), а для международных перевозок — licencja wspólnotowa (выдаёт GITD).
Условие, которое чаще всего застаёт врасплох, — zabezpieczenie finansowe: 9 000 евро на первую машину полной массой свыше 3,5 тонны и 5 000 евро на каждую следующую. С 21 мая 2022 года под разрешения попали и небольшие busy от 2,5 до 3,5 тонны в международных перевозках — для них обеспечение меньше: 1 800 евро на первую машину и 900 евро на каждую следующую.
Это не разовая формальность при старте: наличие обеспечения подтверждается, и подтверждать его проще всего годовой отчётностью. То есть ваш баланс и капитал — это не бумага для налоговой, а условие, без которого машины не выедут.
Водители: диет больше нет, а расчёт стал сложнее
С 2 февраля 2022 года водитель в международных перевозках не находится в командировке в смысле Трудового кодекса (ст. 21b ustawy o czasie pracy kierowców). Из этого следует простая и очень дорогая вещь: диеты и ryczałty за ночлег ему не выплачиваются, а всё, что он заработал за границей, входит в базу PIT и социальных взносов.
Вместо этого появились два механизма:
- «виртуальная диета» — если доход водителя выше прогнозируемой средней зарплаты, базу взносов ZUS можно уменьшить на сумму диеты за каждый день пребывания за границей (§2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego), но база не может опуститься ниже этой средней;
- освобождение в PIT — свободны от налога 30% диеты за каждый день за границей (art. 21 ust. 1 ustawy o PIT).
Считается это по дням конкретного рейса, по странам, по курсам. Фирмы, которые после 2022 года продолжили «платить диеты как раньше», получают не экономию, а недоплату взносов — и выясняется это обычно при проверке.
Топливо за границей: VAT, который возвращают не все
Заправка в Германии или Франции — это иностранный VAT. В польской декларации он не вычитается, его возвращают отдельно: заявление VAT-REF подаётся через польскую налоговую и только до 30 сентября года, следующего за годом покупки.
Срок жёсткий, восстановлению не подлежит. Поэтому деньги здесь теряются тихо: не потому, что кто-то ошибся в расчёте, а потому, что часть чеков за январь просто не дошла до бухгалтерии и в заявление не попала.
То же самое с платными дорогами, паромами, мойками и мелким ремонтом в пути. Отдельно взятый чек — несколько десятков евро. За год по трём машинам — сумма, на которую можно купить четвёртую.
Как это делаем мы
AI Finanse — цифровое бухгалтерское бюро: мы оцифровали собственную работу и ведём клиентов в приложении, а не в переписке. Для транспортной фирмы это выглядит так:
- Документ попадает в учёт из кабины. Водитель фотографирует заправку или квитанцию за платную дорогу прямо в приложении. Система распознаёт фактуру, подтягивает курс НБП на нужную дату и ставит документ в период — не через месяц, а в тот же день.
- Видно, чего не хватает. У каждого документа есть статус, а у месяца — список. Если за рейс в Германию нет ни одной заправки, дыру видно сразу, а не в сентябре следующего года, когда срок на возврат VAT уже закрылся.
- Сроки стоят в календаре фирмы. 15 февраля и 15 сентября по podatku od środków transportowych, сроки ZUS и PIT по водителям, годовая отчётность под подтверждение обеспечения — клиент видит их заранее и получает напоминание, а не вспоминает сам.
- Спорное идёт человеку. Если расчёт по водителю не сходится или контрагент вызывает вопросы, система не «решает сама» — она создаёт адресную задачу бухгалтеру с конкретной строкой. Последнее слово всегда за человеком.
- Клиент пишет на своём языке. По-русски, по-украински или по-польски — с ужондом и ZUS говорим мы.
Подробнее о том, как устроено обслуживание: ai-finanse.pl/ru/
Коротко
- Podatek od środków transportowych — для машин свыше 3,5 т: декларация DT-1 до 15 февраля, раты до 15 февраля и 15 сентября, платится в гмину; ставки у каждой гмины свои.
- Zabezpieczenie finansowe: 9 000 евро на первую машину свыше 3,5 т и 5 000 евро на каждую следующую; для busów 2,5–3,5 т в международных перевозках — 1 800 и 900 евро.
- Диет в международных перевозках нет с февраля 2022 года: есть уменьшение базы ZUS на «виртуальную диету» и освобождение 30% диеты в PIT.
- Иностранный VAT с топлива возвращается заявлением VAT-REF — до 30 сентября следующего года, срок не продлевается.
- Главная потеря транспортной фирмы — не штраф, а документ, который не дошёл до бухгалтерии вовремя.
Что дальше
Если у вас транспортная фирма и вы не уверены, что все чеки за прошлый год дошли до учёта, — напишите нам на biuro@ai-finanse.pl. Посмотрим на ваш последний закрытый месяц и скажем, что из него выпало и что можно вернуть.