Третьего числа вы отправили бухгалтеру банковскую выписку. «Прочитано» — и тишина. Через три дня звонок уходит в никуда, на сайте бюро висит старая новость, на письма отвечает автоответчик. А двадцатого — ZUS, двадцать пятого — JPK_V7, и у вас на руках нет ни книги, ни расчёта, ни даже списка того, что вы за год в это бюро отнесли.
Это не редкий сценарий. Бюро закрываются, болеют, уходят на пенсию, продают клиентскую базу и просто исчезают. Проблема в том, что вместе с бюро не исчезает ни один ваш срок.
Перед налоговой отвечаете вы, а не бюро
Это первое, что стоит принять, пока не потеряна неделя на ожидание. Art. 26 Ordynacji podatkowej говорит прямо: за налоги отвечает податник — всем своим имуществом. Пункт договора, по которому «ответственность за своевременную сдачу несёт бюро», во внутренних отношениях между вами и бюро работает, а для urzędu skarbowego не значит ничего: требование придёт вам.
У этого есть и обратная сторона, о которой многие не знают. Ответственность бюро перед вами никуда не делась — она просто гражданская, а не налоговая. Основание — art. 471 Kodeksu cywilnego: должник обязан возместить ущерб от ненадлежащего исполнения обязательства. Поэтому каждое ваше обращение к бюро с этого дня должно быть письменным и с датой: именно эта переписка потом становится доказательством.
Документы — ваши, и хранить их обязаны вы
Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej возлагает хранение книг и связанных с ними документов на податника, а не на бюро. Срок — до истечения срока давности налогового обязательства, то есть по общему правилу art. 70 § 1 пять лет, считая с конца календарного года, в котором истёк срок уплаты налога.
Из этого следует неприятное: если бюро не отдаёт папки, в проверке это будет не «проблема бюро», а отсутствие документации у вас. Поэтому письменное требование выдать книгу и все документы — не формальность и не способ надавить, а ваша собственная обязанность, которую вы в этот момент исполняете.
Где ужонд будет искать ваши книги
Здесь важная разница между формами учёта, и она решает, насколько быстро вы поймёте, куда вообще уехал ваш архив.
Если фирма ведёт pełne księgi rachunkowe — например, spółka z o.o. — и книги ведутся не по адресу siedziby и не по месту управления, то art. 11a ustawy o rachunkowości обязывает руководителя уведомить właściwy urząd skarbowy о месте ведения книг в течение 15 дней. Тот же артикул требует обеспечить органам контроля доступ к книгам и документам. То есть у ужонда, как правило, есть адрес, по которому ваши книги числятся, — и этот адрес должны были указать вы.
Если это JDG на PKPiR, то рассчитывать не на что: прежняя обязанность уведомлять налоговую о договоре с бюро и месте хранения книги в семидневный срок отменена с 1 января 2018 года. Формально никто не обязан знать, где лежит ваша книга, кроме вас и бюро.
Единственная часть архива, которая не зависит ни от бюро, ни от его шкафов, — фактуры, прошедшие через KSeF. С 1 февраля 2026 года действует art. 73a ustawy o rachunkowości: такие фактуры хранятся в самой системе 10 лет, считая с конца года выставления, и обычные правила хранения к ним не применяются. Доступ в KSeF у вас свой, по вашим данным, и отключить его бюро не может.
Что делать в первую неделю
1. Письменное требование бюро. Письмо на адрес из договора, с датой: вернуть книгу, все первичные документы, расчёты и выгрузки за весь период обслуживания. Копию оставьте себе.
2. Соберите то, что уже есть без бюро. Фактуры из KSeF, банковские выписки за весь период из интернет-банка, договоры и кадровые документы из своих папок. В большинстве случаев этого хватает, чтобы посчитать текущий период и не пропустить срок.
3. Срок важнее полноты. Сдать расчёт по тому, что подтверждено, и потом поправить корректировкой — почти всегда дешевле, чем не сдать вовсе.
4. Если срок всё-таки пропущен — czynny żal (art. 16 KKS). Он работает, пока орган ещё не имеет документированных сведений о нарушении и не начал проверочных действий, и только если задолженность с процентами при этом уплачена. Подавать декларацию и czynny żal разумно вместе, а не по очереди. Если же речь просто об исправлении уже сданной декларации, czynny żal не нужен — достаточно korekty.
5. Проверьте полис бюро. У фирм, которые ведут księgi rachunkowe услугово, обязательное OC есть по закону: Rozporządzenie Ministra Finansów z 6.11.2014 (Dz.U. 2014 poz. 1616), § 4 ust. 1 — минимальная сумма гарантии 10 000 euro на одно событие, в пересчёте по курсу NBP года заключения договора. Важный нюанс: это OC за ведение ksiąg rachunkowych, и на упрощённый учёт (KPiR, ryczałt) и на ошибки в kadrach i płacach оно автоматически не распространяется.
Как это делаем мы
В AI Finanse ([https://www.google.com/url?q=http://ai-finanse.pl/ru/%5D(https://ai-finanse.pl/ru/)&source=gmail&ust=1793162716872000&sa=E) этот сценарий закрыт архитектурой, а не обещанием «мы всегда на связи».
Клиент загружает документ в своё приложение — система распознаёт его, раскладывает по периоду и оставляет в кабинете клиента. Архив лежит у клиента, а не в шкафу у бухгалтера: видно каждую фактуру, каждый период и его статус, и выгрузить всё целиком можно в любой момент, не спрашивая разрешения. Сроки ведёт система: она сама смотрит, чего не хватает для закрытия периода, и ставит бухгалтеру задачу, а клиенту — запрос на недостающий документ. Если человек в отпуске или заболел, задача остаётся в системе и видна всей команде.
Проще говоря: у нас нет точки, в которой ваша бухгалтерия хранится в одной голове и в одном телефоне.
Коротко
- Перед urzędem skarbowym отвечаете вы (art. 26 OP), договор с бюро этого не меняет.
- Хранить книги и документы обязан податник, срок — обычно 5 лет (art. 86 § 1, art. 70 § 1 OP).
- Требование к бюро — только письменно и с датой; возмещение ущерба — по art. 471 KC.
- Pełne księgi: место ведения должно быть заявлено в US в 15 дней (art. 11a UoR). PKPiR: уведомления нет с 2018 года.
- Фактуры из KSeF доступны вам независимо от бюро — 10 лет (art. 73a UoR с 01.02.2026).
- Пропущен срок — czynny żal вместе с декларацией и доплатой, пока ужонд не начал проверку.
Если ваше бюро перестало отвечать и до срока осталось несколько дней — напишите на biuro@ai-finanse.pl: посмотрим, что можно собрать из KSeF и банка, и посчитаем текущий период, не дожидаясь, пока найдутся папки.