Вы открыли фирму в Польше и неплохо говорите по-английски, по-украински или по-русски. Клиенты вас понимают, подрядчики понимают, банк понимает. А потом приходит письмо из ужонда — на польском, со сроком. И вопрос из бытового становится юридическим: что в фирме реально обязано быть на польском языке, а что нет?
Ответ короче, чем кажется. Закон требует польского в трёх местах. Всё остальное — ваша внутренняя кухня, и язык там ваш.
1. Книги фирмы ведутся по-польски и в злотых
Это самое прямое требование. Art. 9 ustawy o rachunkowości: księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Без исключений для фирм с иностранным владельцем.
Важно понимать, что именно попадает под это требование. Komitet Standardów Rachunkowości в uchwale nr 5/10 разъяснил: книгами считаются данные в системе учёта, а не сама программа. Значит, интерфейс программы не обязан быть польским. Но польскими обязаны быть названия счетов, описания типов операций, шаблоны проводок, описания хозяйственных операций — и отчёты, которые по содержанию совпадают с книгами: журнал, обороты и сальдо, инвентарь, включая заголовки колонок. Можно пользоваться кодами и сокращениями, но тогда нужен список допустимых кодов, описанный по-польски. Документация учётной политики — тоже на польском.
У JDG на упрощённом учёте логика та же: по rozporządzeniu о PKPiR записи в книге ведутся на польском языке и в злотых.
Вывод для владельца: вы не обязаны понимать, как выглядит ваш план счетов. Вы обязаны, чтобы он был польским. Это задача того, кто ведёт учёт.
2. С ужондами разговаривают по-польски
Ustawa o języku polskim, art. 4 и 5: органы государства и местного самоуправления, а также учреждения, выполняющие публичные задачи, работают на польском языке и совершают на нём все официальные действия. Обращения, заявления и письма к этим органам тоже подаются по-польски.
На практике это значит, что по-польски будет всё, что идёт наружу: декларации, пояснения, czynny żal, ответ на kontrolę, переписка с ZUS, заявления в KRS или CEIDG. И сроки в этих письмах тоже польские — они не ждут, пока вы найдёте переводчика.
Сюда же относится KSeF. С 1 февраля 2026 года он обязателен для налогоплательщиков с оборотом выше 200 млн zł, с 1 апреля 2026 года — для всех остальных; для группы «wykluczonych cyfrowo» с небольшими оборотами обязанность начинается позже. То есть на сегодня ваши фактуры уже уходят в государственную систему, устроенную по-польски, в польской структуре данных.
3. Документы для потребителей и сотрудников — по-польски
Art. 7 и 7a ustawy o języku polskim: в обороте с участием потребителя и при применении трудового права польский язык обязателен, если потребитель или работник живёт в Польше и договор исполняется в Польше. Под это попадают названия товаров и услуг, предложения, условия гарантии, фактуры, чеки, обязательные предупреждения и информация для клиента — вплоть до рекламы.
Но здесь закон оставляет дверь. Art. 8: трудовой договор или другой документ по трудовым отношениям, а также договор с потребителем могут быть составлены на иностранном языке по просьбе работника или потребителя, который этим языком владеет, не является гражданином Польши и был заранее проинформирован о праве на польскую версию. Иноязычная версия может существовать параллельно с польской. А art. 11 выводит из-под требования имена собственные, товарные знаки, обозначения происхождения и общепринятую научную и техническую терминологию.
4. А где языка не требуют — и это важнее всего
Фактуры и документы от иностранных контрагентов не нужно переводить заранее. Art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości: достоверный перевод на польский обеспечивается на требование органов контроля или biegłego rewidenta. То есть по умолчанию вы храните документ так, как он пришёл.
Если дело дошло до производства или до kontroli, работает Ordynacja podatkowa, art. 189 § 3: налоговый орган может потребовать перевод представленных иноязычных документов, выполненный присяжным переводчиком, и расходы несёт сторона, а не ужонд. Если перевод не представлен, орган может заказать его сам и отнести стоимость на налогоплательщика. Полезная деталь: на этапе czynności sprawdzających такого требования закон не предусматривает — оно появляется именно в производстве и контроле.
И ещё одна деталь, о которой узнают поздно: обязанность перевода лежит на предпринимателе, а не на бюро. Бюро может перевести документ, только если его сотрудники для этого квалифицированы, и это отдельная услуга, а не часть обслуживания по умолчанию.
Как это делаем мы
Мы цифровое бюро и сами оцифровали себя, поэтому язык у нас разведён по слоям: внутрь — ваш, наружу — польский.
Вы присылаете документы так, как они к вам пришли: фото, PDF, выписку, фактуру от немецкого подрядчика на немецком. Цифровой бухгалтер AI Finanse принимает их сам, распознаёт и приводит к польским требованиям — записи и декларация формируются по-польски и в злотых, фактуры уходят в KSeF в польской структуре.
Вам при этом приходит уведомление на вашем языке: что подписать, сколько доплатить, до какого числа. Если в документе чего-то не хватает или данные не сходятся, вы получаете это объяснением, а не цитатой из ustawy. Бухгалтер видит ту же задачу — с конкретной строкой и конкретным документом — и отвечает за цифру.
Письмо из ужонда тоже не остаётся вашей проблемой: его разбирает бухгалтер, а вы получаете суть и срок. Посмотреть, как это устроено, можно на https://www.google.com/url?q=http://ai-finanse.pl/ru/&source=gmail&ust=1792903517721000&sa=E
Коротко
- Книги фирмы ведутся по-польски и в злотых — art. 9 ustawy o rachunkowości. Программа польской быть не обязана, названия счетов и описания операций — обязаны.
- Обращения в ужонды и официальные действия — по-польски: art. 4 и 5 ustawy o języku polskim. KSeF с 2026 года — тоже польская структура.
- Документы для потребителей и сотрудников — по-польски, но art. 8 разрешает иностранную версию по просьбе человека, не являющегося гражданином Польши.
- Иноязычные фактуры заранее переводить не нужно: перевод — по требованию контроля (art. 21 ust. 5), в производстве — присяжный и за счёт фирмы (Ordynacja podatkowa, art. 189 § 3).
- Обязанность перевода — на предпринимателе, не на бюро.
- Главный вопрос не «учить ли польский», а «кто говорит по-польски вместо вас и отвечает за это».
Хотите вести фирму на своём языке, а отчитываться по-польски без вашего участия? Напишите нам: biuro@ai-finanse.pl — покажем, как выглядит ваш месяц с цифровым бухгалтером.