Письмо из ужонда приходит не тогда, когда вы к нему готовы. Обычно это выглядит так: предприниматель получает вопрос по сделке трёхлетней давности, открывает почту, находит фактуру — и упирается в то, что фактура-то есть, а договора к ней, подтверждения оплаты и переписки с контрагентом уже нет. Компьютер с тех пор поменялся, бухгалтер тоже.
С обязательным KSeF у многих появилось спокойное ощущение: теперь всё лежит в государственной системе, и хранить больше ничего не надо. Это правда ровно наполовину — и вторая половина стоит дороже.
Что действительно хранит за вас государство
KSeF хранит структурированные фактуры — те, что проходят между фирмами через систему. Срок хранения там десять лет, считая от конца календарного года, в котором фактура была выставлена (art. 112aa ustawy o VAT). Это больше обычного налогового срока, и за это платить не нужно: фактура лежит в системе по факту её выставления.
То есть по одному типу документов вопрос архива закрыт. По одному.
Что остаётся на вас
В KSeF не попадают:
- фактуры для физических лиц — обычные потребительские продажи;
- документы от иностранных контрагентов без польского NIP;
- продажи по процедурам OSS и IOSS;
- договоры и приложения к ним;
- подтверждения оплат и банковские выписки;
- складские документы;
- файлы JPK и налоговые декларации;
- книги и учётные регистры.
Всё это вы храните сами. Общий срок — пять лет, считая от конца календарного года, в котором истёк срок уплаты налога (art. 86 §1 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości). Срок привязан не к дате документа, а к сроку уплаты — поэтому на практике почти любой документ живёт у вас дольше, чем кажется на первый взгляд.
Отдельно стоит кадровая документация: её хранят десять лет от конца календарного года, в котором закончился трудовой договор (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Для старых трудовых отношений срок может быть длиннее — там действует пятьдесят лет, если работодатель не завёл электронные кадровые дела в ZUS. Документы, переданные в ZUS, — пять лет от передачи.
Пять лет — это на самом деле почти семь
Формулировка «пять лет» сбивает с толку, потому что отсчёт идёт не от даты документа. Считают от конца того календарного года, в котором истёк срок уплаты налога.
Посмотрите на годовой расчёт за 2026 год. Налог по нему платится весной 2027-го — значит, отсчёт начинается с 31 декабря 2027 года, и документы 2026 года вы держите до конца 2032-го. Фактура, выставленная в январе 2026-го, проживёт у вас почти семь лет.
Практический вывод простой: документ, который кажется старым и ненужным, почти наверняка ещё внутри срока. Разбирать архив «на глаз», по ощущению давности, — самый дешёвый способ остаться без доказательства.
Форма хранения: бумага не обязательна
Закон не требует бумаги. Электронный архив допустим, если он обеспечивает подлинность происхождения, целостность содержания и читаемость документа в течение всего срока хранения.
На практике это означает три вещи: документ нельзя незаметно подменить, он должен открываться через пять лет, и его нужно уметь найти. Папка «Сканы» в облаке первым двум требованиям, как правило, соответствует, а третьему — нет.
Где на этом реально попадаются
Три ситуации повторяются чаще остальных.
Смена бухгалтера. Документы физически лежали у бюро, а при расставании передали не всё. Через два года вопрос из ужонда прилетает не бюро, а вам.
Закрытие бюро. Доступ к чужой учётной программе пропадает вместе с бюро. Фактуры из KSeF вы вытащите, а вот договоры, выписки и всё, что шло мимо системы, — только если они лежали где-то ещё.
Мессенджеры вместо архива. Документ отправили в чат, чат перегрузили, телефон поменяли. Формально документ был. Фактически предъявить его нечем.
Обратите внимание: во всех трёх случаях проблема не в законе и не в сроках. Проблема в том, что архив не был чьей-то конкретной обязанностью.
Как это делаем мы
В AI Finanse архив клиента — не папка, которую кто-то однажды соберёт, а часть ежедневной работы системы.
К каждой фактуре компании цифровой бухгалтер кладёт PDF-копию в архив этой компании. Сбор идёт ночью, по расписанию, без участия клиента: утром документ уже на месте. На этой неделе такой прогон прошёл по всем двенадцати подключённым компаниям.
У каждого документа есть статус — получен, проведён, не дошёл. Клиент видит дыру в списке до закрытия месяца, а не через четыре года в ответ на письмо. Уведомление приходит на том языке, на котором клиент с нами общается.
Ночью же идёт сверка с учётной программой бюро. Если данные разошлись — бухгалтер утром получает не «посмотрите, пожалуйста», а задачу с конкретным документом и расхождением.
И главное: архив принадлежит клиенту. Данные выгружаются в JPK и CSV, фактуры остаются в KSeF, копии — в архиве компании. Если вы однажды решите уйти, вы уйдёте со своим архивом, а не со списком того, что где-то было.
Коротко
- KSeF хранит структурированные фактуры между фирмами — десять лет от конца года выставления.
- Всё остальное на вас: фактуры физлицам, иностранные документы, договоры, выписки, JPK, декларации, учётные регистры — пять лет от конца года, в котором истёк срок уплаты налога.
- Кадровые документы — десять лет от конца года окончания трудового договора, старые трудовые отношения могут требовать дольше.
- Электронный архив законен, если документ нельзя подменить, он открывается и его можно найти.
- Самый частый провал — не срок, а смена или закрытие бюро: архив не был ничьей обязанностью.
Хотите, чтобы архив вашей фирмы собирался сам и оставался вашим при любом раскладе — напишите нам на biuro@ai-finanse.pl. Посмотрим на ваши документы и скажем, чего в них не хватает уже сейчас.