Предприниматель выставляет три фактуры в месяц. В апреле 2026 года, когда KSeF стал обязательным почти для всех, его это не задело: он прочитал, что для самых маленьких есть отсрочка, проверил свои суммы, выдохнул и вернулся к работе. С тех пор он выставляет фактуры так же, как и раньше — в своей программе, PDF-ом на почту клиенту.
С 1 января 2027 года этот способ перестаёт работать. Не потому, что изменился закон — а потому, что заканчивается последняя отсрочка, которая его прикрывала.
У кого ещё была отсрочка
Обязанность выставлять фактуры в KSeF вводилась волнами. С 1 февраля 2026 года — крупнейшие фирмы (продажи выше 200 млн zł brutto за 2024 год). С 1 апреля 2026 года — все остальные, включая тех, кто освобождён от VAT. Получать структурированные фактуры обязаны были все сразу.
Но внутри второй волны оставалось исключение для самых маленьких: пока сумма продаж, задокументированных фактурами, не превышает 10 000 zł brutto в месяц, фактуры можно было выставлять по-старому, вне системы. Это переходная норма (art. 145m ustawy o VAT), и у неё есть дата окончания — 31 декабря 2026 года.
Важно, что лимит считается не по всему доходу фирмы и не по тому, сколько денег пришло на счёт. Считается стоимость продаж, показанная в фактурах за месяц. Продажи физлицам, которые не ведут деятельность, задокументированные только на кассе, в этот лимит не входят.
Почему обратной дороги нет
У этой нормы есть неприятная механика, о которой узнают постфактум. Если лимит превышен, обязанность работать через KSeF возникает не со следующего месяца, а с той самой фактуры, которой лимит перешагнули — и дальше со всех последующих. И в следующем месяце отсрочка автоматически не возвращается, даже если продажи снова упали ниже порога.
То есть предприниматель, у которого обычно 7–8 тысяч злотых в месяц, а в сентябре случился один крупный заказ, формально вышел из отсрочки ещё тогда. Он об этом, скорее всего, не знает.
Касса и чек с NIP
Второе исключение, которое заканчивается в ту же дату, — фактуры, выставляемые через кассовый аппарат, и фискальные чеки, которые признаются фактурами (art. 145n ust. 1 ustawy o VAT). До 31 декабря 2026 года чек с NIP покупателя на сумму до 450 zł (или 100 евро) работает как faktura uproszczona и живёт вне KSeF.
С 1 января 2027 года эта отсрочка снимается. Сам чек с NIP из кассы никуда не исчезает, но, по позиции Министерства финансов, перестаёт считаться упрощённой фактурой — фактура для фирмы выставляется через KSeF. Для розницы, кофейни, автосервиса, мастерской это означает не бумажную правку, а смену привычки на кассе.
Номер KSeF в переводе — обязанность уже не продавца
Самое легко пропускаемое изменение той же даты касается не того, кто выставляет фактуру, а того, кто её оплачивает.
С 1 января 2027 года покупатель — активный плательщик VAT, оплачивая фактуру другому активному плательщику VAT, должен указать в платеже номер KSeF этой фактуры. Если платёж закрывает несколько фактур одного продавца, вместо списка номеров указывается *zbiorczy identyfikator* — агрегирующий номер на 35 знаков, который формируется в KSeF и который система умеет «раскрыть» обратно в перечень фактур. То же правило действует в механизме разделённого платежа (MPP). Исключение — фактуры, выставленные в офлайн-режиме во время объявленной аварии KSeF и не попавшие в систему.
Это уже не бухгалтерская задача, а операционная: номер должен доехать от фактуры до поля «назначение платежа» в банке. У фирмы, где переводы делает владелец вечером с телефона, это самое вероятное место сбоя.
Штрафы: что в законе и что пока только в проекте
По действующей редакции закона санкции за нарушения, связанные с KSeF (art. 106ni ustawy o VAT), начинают применяться с 1 января 2027 года. Размер — до 100% суммы VAT с фактуры, выставленной вне системы, а если VAT в документе не показан — до 18,7% стоимости документа.
16 сентября 2026 года Министерство финансов объявило, что хочет перенести применение штрафов ещё на год, а 20 октября 2026 года Совет министров принял соответствующий проект. На момент написания статьи это проект, а не закон — он должен пройти Сейм, Сенат и подпись президента. До этого в силе остаётся дата 1 января 2027 года. И отдельно: перенос санкций — это не перенос обязанности. Сама обязанность выставлять фактуры в KSeF с 1 января 2027 года не отодвигается ни на день.
Что успеть до 31 декабря
- Посчитать, попадали ли вы в лимит 10 000 zł brutto хотя бы в одном месяце 2026 года. Если да — вы вышли из отсрочки раньше, чем думаете.
- Получить доступ в KSeF и раздать права: кто выставляет фактуры, кто смотрит, какая роль у бухгалтера или бюро, нужен ли токен для программы.
- Проверить, умеет ли ваша программа выставления фактур отправлять их в KSeF и забирать входящие, а не только печатать PDF.
- Договориться с бухгалтером, кто именно нажимает кнопку: вы или бюро.
- Если у вас касса — решить до января, как выдаётся документ фирме-покупателю.
- Если вы оплачиваете фактуры поставщикам — продумать, откуда в перевод попадёт номер KSeF.
Как это делаем мы
В AI Finanse эта дата для клиента не выглядит как проект. Подключение к KSeF и права мы настраиваем сами — клиент не разбирается, где в Aplikacji Podatnika выдаётся роль и зачем нужен токен.
Дальше фактура выставляется в приложении: клиент заполняет документ, система сама берёт курс НБП, отправляет фактуру в KSeF из того же окна и отдаёт контрагенту PDF-копию. Номер KSeF остаётся на документе, а не ищется потом по письмам. Входящие фактуры приходят из KSeF в учёт без пересылки файлов: клиент фотографирует только то, чего в KSeF нет — чеки, выписки, бумажные документы.
Цифровой бухгалтер считает, живой бухгалтер проверяет и закрывает месяц. Если по вашим суммам отсрочка закончилась раньше января — мы это увидим в цифрах, а не в декабре. С ужондом разговариваем мы, на вашем языке переписываемся с вами.
Коротко
- Отсрочка по лимиту 10 000 zł brutto в месяц и отсрочка для фактур из касс заканчиваются 31 декабря 2026 года.
- Превышение лимита выбивает из отсрочки сразу — с той фактуры, которой лимит перешли, и обратно уже не возвращает.
- Чек с NIP с 1 января 2027 года, по позиции МФ, перестаёт быть упрощённой фактурой.
- С 1 января 2027 года покупатель-плательщик VAT указывает в платеже номер KSeF или zbiorczy identyfikator, в том числе в MPP.
- Санкции по закону действуют с 1 января 2027 года; проект об их переносе на 2028 год принят правительством, но законом пока не стал.
- Перенос штрафов не переносит обязанность.
Если вы не уверены, остались вы в отсрочке или давно из неё вышли, — напишите на biuro@ai-finanse.pl, пришлите суммы по месяцам 2026 года, и мы скажем прямо, с какой даты вам нужно выставлять фактуры в KSeF и что для этого настроить.