Письмо из ужонда приходит вам, а не вашему бухгалтеру. В нём — доплата, пеня и срок. Вы звоните в бюро, там говорят: «Да, недосмотрели, бывает». И вот в этот момент выясняется, что вы никогда не спрашивали, застраховано ли ваше бюро и что именно покрывает его страховка.
Разберём по порядку: кто перед кем отвечает, у кого OC есть по закону, а у кого его может не быть вовсе, и какие три вопроса стоит задать бюро до подписания договора, а не после письма.
Перед ужондом отвечаете вы
Это первое и самое неприятное. Налоговое обязательство — ваше, и передать его вместе с документами нельзя. Кто бы фактически ни заполнял декларацию, доплату и пеню ужонд взыщет с предпринимателя.
Из этого не следует, что бюро ни при чём. Оно отвечает перед вами — в гражданском порядке, за ущерб, причинённый ошибкой. То есть механизм двухступенчатый: сначала вы закрываете долг перед государством, потом предъявляете требование бюро. И вот здесь становится важно, есть ли у бюро страховка и покрывает ли она вашу ситуацию.
Обязательное OC есть не у каждого бюро
Распространённое заблуждение: «бухгалтерское бюро обязано быть застраховано». На самом деле обязанность узкая.
Обязательное OC установлено для предпринимателей, ведущих usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych — то есть полную бухгалтерию. Основание — rozporządzenie Ministra Finansów от 6 ноября 2014 года. Договор страхования должен быть заключён не позднее дня, предшествующего началу такой деятельности.
Минимальные страховые суммы привязаны к виду деятельности:
- 10 000 EUR — ведение бухгалтерских книг;
- 15 000 EUR — ведение книг вместе с налоговым консультированием;
- 5 000 EUR — только налоговое консультирование.
А теперь ключевое для большинства JDG: если ваше бюро ведёт вам только KPiR (книгу доходов и расходов) или занимается только кадрами и зарплатами, под обязательное OC оно не подпадает. Страховка у него может быть — добровольная. А может не быть никакой.
Проверить это можно за одну минуту: попросите показать полис. Отказ показать полис — сам по себе ответ.
Чего базовый полис обычно не покрывает
Даже когда полис есть, он редко закрывает всё, что бюро для вас делает. Стандартное обязательное OC — это ответственность за ущерб от действия или бездействия в рамках застрахованной деятельности, и за её пределы оно не выходит.
Типично остаются за рамками базового договора:
- кадры и расчёт зарплат;
- налоговое консультирование, если оно не вписано отдельно;
- обработка персональных данных (RODO) и киберриски — утечка, шифровальщик, взлом почты;
- договорные штрафы и неустойки — их страховщик не платит по определению.
Под каждый из этих пунктов нужно отдельное расширение полиса. Бюро либо его купило, либо нет — и узнавать об этом лучше не в тот день, когда что-то случилось.
Три вопроса до подписания договора
Они короткие, и по ответам сразу видно, как в бюро устроена работа.
- Какая именно деятельность покрыта полисом? Не «есть ли страховка», а что в ней записано: только księgi rachunkowe, или ещё кадры, консультирование, RODO.
- На какую сумму? Минимум по закону — ориентир, а не гарантия. Сопоставьте его с масштабом ваших оборотов: ошибка в VAT у фирмы с большими оборотами легко выходит за 10 000 EUR.
- Покрываются ли ошибки, возникшие из-за программы, в которой работает бюро? Вопрос звучит технически, но он самый практичный: бухгалтерия сегодня делается в софте, и если расчёт ошибся из-за него, страховщик вполне может сказать, что это не ошибка бухгалтера.
Как это делаем мы
Мы — цифровое бухгалтерское бюро: у нас есть цифровой бухгалтер, и мы отвечаем за его расчёты не обещаниями, а деньгами и устройством работы. Подробнее о нас — ai-finanse.pl/ru/.
Что это значит по каждому из трёх вопросов выше:
- Полис — бухгалтерского бюро, а не разработчика ПО. Когда мы проверяли риск «ошибка налогового расчёта», выяснилось, что софтверный полис его не закрывает: он написан под разработчика программы, а не под того, кто ведёт вашу бухгалтерию. Нужен OC бухгалтерского бюро по коду деятельности 69.20.A — он у нас и оформлен.
- Ошибки из-за работы программы покрыты, и это подтверждено письменно. Мы задали этот вопрос брокеру прямо и получили письменное подтверждение, а затем вписали его отдельным пунктом в договор — чтобы это не было устной договорённостью.
- Последнее слово в системе — за бухгалтером, а не за алгоритмом. Если данные компании закрыты, автоматика в них не пишет: вместо записи бухгалтер получает задачу с разницей «было → стало» и решает сам. Каждое действие в системе фиксируется в журнале — видно, кто и когда что изменил.
- С ужондом говорим мы. Вы пишете по-русски, по-украински или по-польски — в приложении, а не в мессенджере; переписку с ужондом и объяснения ведём мы.
Конкретные суммы полиса мы не пишем в открытых текстах — не потому, что скрываем, а потому что цифра без контекста договора мало что значит. Спросите в переписке, покажем полис и соответствующий пункт договора.
Коротко
- Перед ужондом за налог отвечает предприниматель; к бюро требование предъявляется отдельно, в гражданском порядке.
- Обязательное OC есть только у бюро, ведущих полную бухгалтерию (usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych). Бюро, ведущее только KPiR или только кадры, страховаться не обязано.
- Минимальные суммы: 10 000 EUR за ведение книг, 15 000 EUR вместе с налоговым консультированием, 5 000 EUR за консультирование.
- Базовый полис обычно не покрывает кадры, RODO и киберриски, а договорные штрафы не покрывает никогда.
- Три вопроса до подписания: что покрыто, на какую сумму, покрываются ли ошибки из-за программы.
Хотите проверить, как это устроено у нас, или посмотреть свой текущий договор с бюро свежим взглядом — напишите на biuro@ai-finanse.pl, разберём вашу ситуацию и покажем наш полис и пункт договора.