В октябре нам написал владелец spółki: «С нового года хочу к вам». Хорошая дата, лучше не бывает. Дальше выяснилось, что договор со старым бюро расторгается с уведомлением за месяц, годовой отчёт за 2026 год в этом договоре не прописан вообще, а доступ к KSeF выдан на сотрудницу бюро, фамилию которой клиент не знает. До января было два месяца, и этого едва хватило.
1 января — действительно самая чистая дата для перехода: старый год закрыт целиком, новый начинается с нуля, новому бюро не нужно перепроверять чужие записи за одиннадцать месяцев. Но решение, которое выглядит как «позвоню в декабре», на практике принимается в ноябре. Ниже — что именно нужно успеть и в каком порядке.
Договор: сначала смотрим, как из него выйти
Бухгалтерское обслуживание — обычный договор об оказании услуг. Срок и форма расторжения в нём не стандартные, их пишет бюро: встречается уведомление за месяц, за два, расторжение только с конца календарного месяца, иногда — условие о погашении всех счетов до передачи документов.
Поэтому первое действие — не поиск нового бюро, а чтение своего договора. Если там уведомление за месяц с конца месяца, то письмо, отправленное 30 ноября, закрывает обслуживание 31 декабря, а отправленное 2 декабря — только 31 января. Вторая дата означает, что в январе вы платите двум бюро сразу или входите в новый год без расчёта за декабрь.
Кто закрывает 2026 год — это нужно написать на бумаге
Самое дорогое недоразумение в переходе на переломе года звучит так: «годовой отчёт сделает тот, кто вёл год». Это не норма, а предположение.
Закон адресует обязанность не бюро, а вам. По art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości руководитель единицы обеспечивает составление годовой отчётности не позднее трёх месяцев от даты баланса; утверждение — не позднее шести месяцев (art. 53 ust. 1), подача в KRS — в течение 15 дней от утверждения. Бюро делает эту работу ровно в том объёме, в котором она описана в договоре. Если годовое закрытие в договоре не названо, старое бюро может выставить за него отдельный счёт или просто отказаться — и будет в своём праве.
Что должно быть зафиксировано письменно до расторжения:
- кто составляет отчётность за 2026 год и подписывает её;
- кто сдаёт декларации за декабрь и за год: JPK_V7 за декабрь, ZUS за декабрь, годовые PIT-4R и PIT-11 по сотрудникам, CIT-8 или годовой PIT;
- в какой срок старое бюро передаёт закрытые обороты и сальдо на 31 декабря;
- входит ли годовое закрытие в текущую оплату или оплачивается отдельно.
Четыре строки в письме сейчас — это март без телефонных переговоров о том, чей это отчёт.
Документы: забираем всё, а не «папку за декабрь»
Из старого бюро должны уйти не только документы последнего месяца:
- книги: KPiR или полный учёт (план счетов, учётная политика, журналы или экспорт JPK_KR);
- реестры VAT покупок и продаж, поданные JPK_V7 и декларации с подтверждениями отправки;
- учёт основных средств и wyposażenia с планом амортизации — без него январская амортизация считается заново и с ошибками;
- обороты и сальдо на 31 декабря: сначала предварительные, потом окончательные, после закрытия года;
- кадровые и зарплатные документы, если бюро вело кадры: личные дела, карты вознаграждений, отпуска, база Płatnik;
- договоры, влияющие на учёт: лизинг, кредиты, займы участников, аренда;
- утверждённая отчётность за прошлый год с решениями собрания.
Передачу стоит оформить простым протоколом с перечнем. Это не бюрократия: именно протокол потом отвечает на вопрос, какого документа у вас на руках никогда не было.
Доступы — отдельный список, который забывают все
Документы обычно забирают. Доступы — почти никогда, а они не исчезают от того, что договор расторгнут.
KSeF. Права, выданные старому бюро, продолжают действовать, пока вы их не отзовёте. Делается это в Aplikacji Podatnika KSeF: владелец или администратор прав снимает права у бюро, а если бюро выставляло фактуры через свою программу — отдельно аннулирует токен API. В spółce, где доступ оформлялся через ZAW-FA, отзыв тоже подаётся через ZAW-FA. Важная деталь: снятие прав у человека с широкими полномочиями не снимает права, которые он успел выдать другим — их отзывают отдельно.
Налоговая. Новому бюро нужна доверенность на подписание деклараций (UPL-1), старую — отозвать (OPL-1).
ZUS, банк, e-Doręczenia. Доверенность в ZUS на нового бухгалтера; доступ к истории счёта или автоматический экспорт выписок; договорённость о том, кто принимает корреспонденцию из госорганов и как она попадает в бюро.
За чужие ошибки отвечаете вы — и это не фигура речи
Передача учёта бюро не снимает с вас ответственность за сам учёт: art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości говорит об этом прямо. Налоговую недоплату, возникшую из ошибки бюро, ужонд взыщет с налогоплательщика, а не с бюро.
У бюро своя ответственность — перед вами, по договору (art. 471 Kodeksu cywilnego), и именно для этого бюро обязано иметь полис OC (art. 76h ustawy o rachunkowości). Из этого следуют два практических вопроса к новому бюро, которые стоит задать до подписания: есть ли действующий полис OC и на какую сумму, и кто подписывает декларации и отчётность. Ответ «мы всё сделаем» ответом не является.
Как это делаем мы
Переход — наша работа, а не ваша. Мы забираем документы и данные из старого бюро, переносим базу руками, сверяем остатки на 31 декабря, принимаем доступы и настраиваем права в KSeF. Сроки перехода стоят в календаре компании, а не в чьей-то памяти.
Дальше начинается обычная работа: вы фотографируете документ в приложении, цифровой бухгалтер распознаёт его и считает, живой бухгалтер проверяет расчёт и подписывает декларацию. У каждого документа виден статус — дошёл, обработан, чего не хватает. Если документа не хватает, задача уходит конкретному бухгалтеру, а не «в бюро». Вы пишете на своём языке — с ужондом говорим мы.
Как это выглядит в деталях — на [https://www.google.com/url?q=http://ai-finanse.pl/ru/%5D(https://ai-finanse.pl/ru/)&source=gmail&ust=1793508249832000&sa=E.
Коротко
- 1 января — самая чистая дата перехода, но готовить его нужно в ноябре.
- Сначала прочитайте свой договор: срок уведомления решает, уйдёте вы 31 декабря или 31 января.
- Кто закрывает 2026 год — пишется письменно. По закону обязанность на вас, а не на бюро: три месяца на отчётность, шесть на утверждение, 15 дней на KRS.
- Забирайте не папку за декабрь, а книги, реестры, основные средства, кадры и сальдо на 31 декабря — по протоколу.
- Отзовите доступы: KSeF и токены API, UPL-1 через OPL-1, ZUS, банк, e-Doręczenia.
- Спросите новое бюро про полис OC и про того, кто подписывает декларации.
Хотите перейти с 1 января — напишите на biuro@ai-finanse.pl, мы посмотрим ваш договор и скажем, какую дату вы реально успеваете.