Polityka Prywatności AI Finanse

Ostatnia aktualizacja: 25.07.2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

AI FINANSE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Stefana Batorego 18/108, 02-591 Warszawa KRS: 0001204810, NIP: 7011286676, REGON: 364911509 Email: biuro@ai-finanse.pl Tel.: +48 571 449 746

2. Czym jest AI Finanse

AI Finanse to platforma SaaS do automatyzacji księgowości dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) w Polsce. Usługa dostępna jest jako aplikacja webowa (PWA), aplikacja mobilna oraz za pośrednictwem Telegram WebApp.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od zakresu korzystania z usługi przetwarzamy następujące kategorie danych:

Dane identyfikacyjne firmy:

NIP, REGON, KRS
nazwa firmy, adres siedziby
kody PKD, forma opodatkowania
dane rejestrowe pobierane z rejestru GUS

Dane kontaktowe użytkownika:

adres e-mail
numer telefonu
imię i nazwisko

Dane finansowe i księgowe:

faktury sprzedażowe i kosztowe
przychody, koszty, dochód
obliczenia podatków: PIT (ryczałt, liniowy, skala), VAT, ZUS
składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne)
deklaracje podatkowe (JPK_V7M, ZUS DRA/RCA, PIT)
numery rachunków bankowych firmowych

Dane kadrowo-płacowe (Sp. z o.o.):

dane pracowników: imię, nazwisko, PESEL, adres
umowy (o pracę, zlecenia, o dzieło)
listy płac, ewidencja czasu pracy

Dane dokumentów:

skany i zdjęcia faktur, rachunków, dokumentów księgowych
wyniki rozpoznawania OCR i klasyfikacji AI

Dane techniczne:

adres IP
typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny
logi sesji, znaczniki czasu

4. Cele przetwarzania danych

Dane przetwarzamy wyłącznie w celach:

świadczenia usługi: prowadzenie ksiąg, wystawianie faktur, obliczanie podatków i składek, generowanie deklaracji
komunikacji z użytkownikiem: powiadomienia o terminach, statusach deklaracji, zmianach w przepisach
obsługi płatności za subskrypcję
zapewnienia bezpieczeństwa usługi i autoryzacji dostępu
wypełnienia obowiązków prawnych (w tym podatkowych i rachunkowych)
doskonalenia usługi i usuwania błędów

5. Podstawa prawna przetwarzania

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — wypełnienie obowiązków prawnych Administratora (przepisy podatkowe, rachunkowe)
Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (bezpieczeństwo, analityka, doskonalenie usługi)
Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda użytkownika (w przypadkach, gdy jest wymagana)

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

W celu świadczenia usługi przekazujemy dane następującym kategoriom podmiotów:

Infrastruktura i przechowywanie danych:

Airtable Inc. (USA) — baza danych aplikacji
Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery aplikacji
Cloudinary Ltd. (Izrael/USA) — przechowywanie plików i dokumentów

Integracje księgowe:

wFirma (Biuro Informatyczno-Rachunkowe „MiMo” S.C., Polska) — prowadzenie ksiąg rachunkowych, wysyłka faktur do KSeF

Płatności:

Stripe Inc. (USA) — obsługa płatności za subskrypcje

Przetwarzanie AI:

Anthropic PBC (USA) — asystent AI, rozpoznawanie dokumentów
OpenAI Inc. (USA) — klasyfikacja dokumentów, OCR

Komunikacja:

Zoho Corporation (Indie/USA) — wysyłka wiadomości e-mail
Telegram FZ-LLC (Zjednoczone Emiraty Arabskie) — powiadomienia przez Telegram Bot

Rejestry publiczne:

Główny Urząd Statystyczny (GUS) — weryfikacja danych rejestrowych firm
Ministerstwo Finansów — Krajowy System e-Faktur (KSeF), bramka JPK
Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) — składanie deklaracji ZUS

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część podmiotów przetwarzających ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA, Izrael). Transfer danych odbywa się na podstawie:

standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską
decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (EU-US Data Privacy Framework, w stosownych przypadkach)

8. Okres przechowywania danych

Dane księgowe i podatkowe: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — zgodnie z Ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości
Dane kadrowe: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy)
Dane konta użytkownika: do czasu usunięcia konta lub zakończenia świadczenia usługi
Dane techniczne (logi): do 12 miesięcy
Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu wycofania zgody

9. Prawa użytkownika

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

dostęp do swoich danych osobowych
sprostowanie nieprawidłowych danych
usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”) — z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania wynikających z przepisów podatkowych
ograniczenie przetwarzania
przenoszenie danych do innego administratora
sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem

Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres: biuro@ai-finanse.pl

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

szyfrowanie transmisji danych (TLS/SSL)
autoryzacja dostępu kodem PIN i jednorazowym kodem e-mail
izolacja danych pomiędzy klientami i partnerami
regularne kopie zapasowe
ograniczony dostęp pracowników do danych na zasadzie „need to know”

11. Pliki cookies

Aplikacja AI Finanse korzysta z lokalnego magazynu przeglądarki (localStorage) wyłącznie w celach technicznych:

przechowywanie tokenu sesji autoryzacyjnej
zapamiętanie preferencji językowych
cache brandingu partnera (w przypadku klientów partnerskich)

Nie stosujemy plików cookies marketingowych ani śledzących. Strona internetowa ai-finanse.pl może stosować pliki cookies analityczne — szczegóły dostępne w bannerze cookies na stronie.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Usługa wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji (AI) do:

rozpoznawania treści dokumentów (OCR)
klasyfikacji wydatków i przychodów
udzielania odpowiedzi przez asystenta AI „Masha”

Wyniki przetwarzania AI mają charakter wspierający i podlegają weryfikacji przez użytkownika lub księgowego. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne bez udziału człowieka.

13. Aplikacja mobilna

W przypadku korzystania z AI Finanse jako aplikacji mobilnej (iOS / Android), dodatkowo możemy przetwarzać:

identyfikator urządzenia (do celów wysyłki powiadomień push)
dane z aparatu fotograficznego (wyłącznie na żądanie użytkownika, w celu skanowania dokumentów)

Aplikacja nie zbiera danych o lokalizacji, kontaktach, kalendarzu ani innych danych z urządzenia, które nie są wymienione w niniejszej Polityce.

14. Partnerzy (biura rachunkowe)

Jeśli korzystasz z AI Finanse za pośrednictwem biura rachunkowego (partnera), administratorem Twoich danych jest zarówno AI Finanse Sp. z o.o. (jako dostawca platformy), jak i Twoje biuro rachunkowe (jako podmiot świadczący usługi księgowe). Zakres współadministrowania reguluje odrębna umowa pomiędzy AI Finanse a partnerem.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. O istotnych zmianach powiadomimy użytkowników drogą elektroniczną (e-mail lub powiadomienie w aplikacji). Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem: https://ai-finanse.pl/privacy-policy/

16. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

AI FINANSE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Stefana Batorego 18/108, 02-591 Warszawa Email: biuro@ai-finanse.pl Tel.: +48 571 449 746

Privacy Policy