Раньше фактура была файлом. Вы выставляли её в своей программе, сохраняли PDF, отправляли контрагенту на почту — и этот PDF был документом. Его можно было переслать, распечатать, приложить к письму, попросить прислать заново.
Сейчас это не так. Оригинал фактуры — запись в государственной системе KSeF, а PDF, который вы отправляете контрагенту, юридически всего лишь картинка с этой записи. Вежливая копия для человека. Она может выглядеть как угодно — на документ это не влияет.
Звучит как формальность. На практике из этого следуют четыре вещи, которые меняют вашу обычную неделю, и цена ошибки в каждой измеряется днями.
Кого и с какого числа это касается
Принимать фактуры через KSeF обязаны все — с 1 февраля 2026 года. Выставлять: с 1 февраля 2026 года — крупнейшие компании, с 1 апреля 2026 года — все остальные плательщики VAT, включая JDG.
Осталось одно исключение, и оно временное. Если ваши продажи B2B укладываются в 10 000 zł брутто в месяц, вы можете пока выставлять фактуры по-старому. Но у этого исключения есть ловушка: как только вы превысили лимит хотя бы в одном месяце, обязанность становится постоянной — вернуться назад нельзя, даже если в следующем месяце продажи снова упали. А с 1 января 2027 года исключений не остаётся ни у кого.
Дата выставления — это дата отправки, а не дата в поле
Самое дорогое изменение и самое незаметное. Датой выставления фактуры считается дата её отправки в KSeF — при условии, что дата, которую вы указали в самом документе, с ней совпадает.
Привычка «выпишу тридцатым, отправлю, когда дойдут руки» стоит теперь реального периода. Если вы отправили документ позже, чем поставили дату, фактура попадает в особый режим со своими правилами, а не просто «уходит задним числом». Дата больше не то, что вы напечатали. Дата — это то, когда документ дошёл.
С другой стороны то же самое: датой получения фактуры для вашего контрагента считается момент, когда система присвоила ей номер KSeF. Не когда он открыл почту, не когда бухгалтер нашёл письмо в переписке. Это, кстати, хорошая новость — «я не получил вашу фактуру» перестало быть аргументом в обе стороны.
Ноты корригующей больше нет
До 2026 года покупатель мог сам поправить мелкую ошибку в своих данных — выписать notę korygującą. Эту возможность убрали вместе с соответствующей статьёй закона. Теперь ошибку исправляет только продавец и только фактурой корригующей.
Что это значит на практике. Если в вашей фактуре неверный NIP покупателя, одной бумажкой уже не обойтись: продавец выставляет корректу, обнуляющую документ, и следом новую фактуру с правильным номером. В системе остаётся три документа вместо одного. А покупатель, который заметил ошибку, ничего сделать не может — только просить продавца.
Отсюда простое следствие: проверять данные контрагента стоит до нажатия кнопки, а не после. Раньше это была аккуратность, теперь — экономия чужого рабочего дня.
Что делать с теми, кого в системе нет
Не всё уходит через KSeF. Частные лица и контрагенты без польского NIP, в том числе иностранные, остаются за его пределами — им фактуру передают привычным способом.
Но и здесь есть деталь, о которой забывают: копия, которую вы отдаёте человеку в руки или отправляете на почту, должна нести QR-код с номером KSeF — чтобы по ней можно было найти оригинал. Красивый фирменный бланк без этого кода — просто картинка.
И отдельный сюжет — что делать, когда система недоступна. Закон это предусмотрел: у режима, когда вы выставили документ, а отправить его не смогли, есть срок — сутки; при официально объявленной аварии KSeF срок длиннее, три рабочих дня. Оба варианта требуют, чтобы кто-то за этими сроками следил и вовремя дослал документ. Обычно этот «кто-то» — вы, потому что бухгалтер узнаёт о вашей фактуре последним.
Цена вопроса — не штраф, а разъехавшийся месяц
Про штрафы говорить рано, и мы не будем ими пугать. Дороже другое: каждая из перечисленных мелочей — дата отправки, ошибка в NIP, недосланная фактура из офлайн-режима — всплывает не в день ошибки, а в конце месяца, когда бухгалтер сводит регистр и видит, что документов не хватает или они попали не в тот период. Тогда начинаются письма «пришлите ещё раз», корректы задним числом и разговоры о том, кто виноват.
Полгода назад это стоило нервов. Сейчас это стоит ещё и лишних документов в государственной системе, которые видно всем.
Как это устроено у нас
Мы цифровое бухгалтерское бюро: у нас есть цифровой бухгалтер, и мы начали с того, что оцифровали собственную работу.
Фактуру вы выставляете в приложении на своём языке — русском, украинском, польском, английском или немецком. Курс НБП подтягивается автоматически, итог пересчитывается на экране, пока вы вводите позиции, так что «а сколько получится» не откладывается до момента сохранения.
Отправка в KSeF идёт из того же окна. Не второй портал, не отдельный логин, не выгрузка XML руками — одна кнопка. Копия для контрагента уходит ему на почту в момент отправки: она нужна человеку, а не системе, и мы это отделяем сознательно.
Код PKD в момент выставления сверяется с данными CEIDG, и если вид деятельности в фактуре выходит за рамки того, что у вас зарегистрировано, вы узнаёте об этом сразу, а не через полгода. Ваш бухгалтер видит фактуру в тот же день, а не двадцатого числа следующего месяца: у каждого документа есть статус, а месяц не закрывается, пока в списке дыра. Если чего-то не хватает, вы получаете конкретное уведомление на своём языке — какого документа нет, — а бухгалтер получает адресную задачу вместо «обзвонить всех».
Оплата отмечается в приложении, в том числе частичная. Переписку с ужондом и ZUS ведём мы, на польском, а вы пишете нам на своём.
