Каждая фактура, правильно включённая в koszty, — это минус 12–32% её суммы из вашего налога (на skali или liniowym). Каждая «творчески» списанная — потенциальное доначисление с пенями. Разбираем логику польских расходов: что можно смело, что можно с оговорками и что нельзя, как бы ни хотелось.
Сначала главное: кому расходы вообще помогают
Расходы уменьшают налог только на skali (12/32%) и liniowym (19%) — там налог считается от dochodu (przychód минус koszty). На ryczałcie расходы не вычитаются вообще — налог идёт от всей выручки. Если у вас ryczałt, эта статья пригодится разве что для решения «а не сменить ли форму»: при больших расходах skala/liniowy часто выгоднее — мы разбирали это в статье о выборе формы налогообложения.
Универсальное правило одно
Закон не содержит полного списка «что можно». Есть принцип: расход должен быть понесён для получения дохода или сохранения его источника, документально подтверждён и не входить в список исключений. На практике это значит: на вопрос ужонда «как этот расход связан с вашей деятельностью?» у вас должен быть внятный ответ. Есть ответ — koszt. Нет ответа — нет koszta.
Что списывается уверенно
- Инструменты работы: компьютер, телефон, софт, подписки (хостинг, CRM, облака), профильное оборудование.
- Связь и интернет — в части, используемой для фирмы.
- Офис: аренда, коммуналка, мебель. Работаете из дома — можно списывать часть расходов на жильё пропорционально площади «рабочей зоны» (посчитайте с бухгалтером метраж и пропорцию).
- Бухгалтерия, юристы, банковские комиссии фирменного счёта.
- Обучение по профилю: курсы, конференции, профессиональная литература — если тема связана с тем, чем зарабатываете.
- Реклама и маркетинг: сайт, таргет, полиграфия, продвижение.
- Командировки: билеты, отели, diety по нормам.
- Товары и материалы — очевидно, но с дисциплиной документов.
Что списывается с оговорками — здесь живут проверки
- Автомобиль — вечная классика. Личное авто в фирме: 20% расходов в koszty. Авто в фирме (в т.ч. лизинг) со смешанным использованием: 75% эксплуатационных расходов, и лимиты на дорогие машины (150 000 zł для стоимости авто по общим правилам). 100% — только при чисто фирменном использовании с ewidencją przebiegu и VAT-26. Люксовый внедорожник «для поездок к клиентам» при доходах 8 000 zł в месяц — красная тряпка для проверки.
- Часть телефона/интернета/жилья — сама по себе ок, но пропорции должны быть разумны: 100% домашнего интернета при семье из четырёх человек не защитите.
- Представительские расходы: обеды «с контрагентом» — по общему правилу reprezentacja НЕ является kosztem (рестораны, алкоголь, подарки премиум-класса). Скромный кофе на рабочей встрече — спорная зона; систематические ужины — нет.
- Одежда — только со стойким логотипом фирмы или спецодежда. Костюм «для встреч» — не koszt, даже если вы в нём только работаете.
Что не списывается никогда
- Штрафы, мандаты, пени — любые.
- Собственный ZUS — он вычитается отдельно по своим правилам, не как koszt (społeczne — да, из dochodu; zdrowotna — по правилам вашей формы).
- Расходы личного потребления: продукты домой, семейный отпуск «совмещённый с конференцией» в части отдыха, абонемент в спортзал «для здоровья предпринимателя».
- Покупки без документов: параграф из кассы без NIP фирмы — в большинстве случаев мусор для учёта. Правило: каждая покупка для фирмы — фактура на NIP.
Три привычки, которые экономят тысячи
- Фактура на NIP всегда — на кассе говорите NIP до пробития чека (потом переделать нельзя).
- Документы в бухгалтерию сразу, не пачкой 24-го: потерянная фактура = подаренный налог.
- Сомневаешься — спроси до покупки, а не после. Вопрос бухгалтеру «спишется ли это?» занимает минуту и иногда меняет решение о покупке (или её оформлении).
Как это делаем мы
Клиенты AI Finanse фотографируют фактуры в приложение по мере появления — мы разносим их по учёту, говорим, если что-то не может быть kosztem (до того, как это попало в декларацию), и подсказываем, что вы забываете списывать: по нашему опыту, типичный предприниматель на skali/liniowym теряет несколько тысяч злотых в год просто на несобранных документах.
Коротко
Koszty работают на skali и liniowym: правило — расход связан с доходом, подтверждён фактурой на NIP и не в списке исключений. Смело: инструменты, офис, реклама, обучение, бухгалтерия. Осторожно: авто (20/75/100%), домашние пропорции, «представительские». Никогда: штрафы, личное потребление, покупки без документов. Дисциплина документов = минус тысячи злотых налога в год.
Не уверены, всё ли списываете? Напишите на biuro@ai-finanse.pl — посмотрим вашу структуру расходов и найдём, что вы теряете.
